Ochrana osobních údajů GDPR
www.econac.cz

Informace o shromažďování osobních údajů:

• Osobní údaje jsou údaje osobních charakteru vztahující se ke konkrétní osobě. Jsou to zejména tyto údaje: jméno, adresa, telefon, emailové adresy, přístupové údaje k datové schránce. 
• Dotčené Osoby se vyskytují v rámci obchodně právních vztahů, jedná se o dodavatele a odběratele ( klienty) a o zaměstnance klientů. 
• Klientům poskytujeme zejména služby vedení účetní, daňové a mzdové agendy, a to dílčím nebo komplexním způsobem, závislým současně na znění smlouvy a na vzájemné součinnosti. 
• Podrobnější osobní údaje v rozsahu Osobního dotazníku jsou evidovány výhradně za účelem zpracování a evidence v rámci mzdové a personální agendy. Tyto údaje jsou chráněny a přístupné pouze odpovědné osobě za oblast mezd a personalistiky. 
• Údaje typu Občanský průkaz, Pas, Rodný list v rámci mzdové a personální agendy klientů jsou evidovány výhradně se souhlasem dotčených osob, a to po nezbytně nutnou archivační dobu podle zákona.
• Odpovědnými osobami a osobami pověřenými ochranou osobních údajů dle čl. 4 odst. 7 obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů (GDPR) jsou Ing.Jiří Adámek v oblasti účetnictví a daní (kontakt: econac@econac.cz) a Kateřina Groulíková v oblasti mezd a personalistiky (kontakt: katerina.groulikova@econac.cz). 
• V sekci účetnictví a daně používáme SW POHODA a TaxEdit.
• V sekci mzdy a personalistika používáme SW PAMICA.

Osobní údaje kontaktních osob dodavatelů a odběratelů (klientů)

• Osobní údaje kontaktních osob odběratelů a dodavatelů (klientů) jsou evidovány pouze v rozsahu nezbytném pro plnění v rámci smlouvy.
• Tyto informace jsou uloženy v adresáři v účetním SW POHODA, e-mailových schránkách, případně v tištěné podobě v šanonech v zabezpečené kanceláři nebo v chráněném cloudovém úložišti.
• Kontaktní údaje nepoužíváme pro marketingové ani jiné účely a nepředáváme je třetím stranám.
• Výjimkou ke zveřejnění jsem předem odsouhlasené referenční údaje zveřejněné na webových stránkách www.econac.cz.

Osobní údaje kontaktních osob zaměstnanců klientů

• Rozsah evidence osobních údajů zaměstnanců klientů, pro které zpracováváme mzdovou a personální agendu je vymezen zákony a dalšími obecně závaznými předpisy.
• Předpisy stanovují rozsah údajů, které je nutné v rámci agendy znát, používat je a evidovat.
• Veškeré údaje takto získané jsou zpracovávány v efektivní míře tak, aby byly chráněny před zneužitím.
• Tiskové výstupy, které obsahují osobní údaje zaměstnanců klientů jsou archivovány v šanonech, které jsou při naplnění obvykle předávány klientům zpět pro archivaci, a to na základě předávacího protokolu.

Základní osobní údaje

• Jméno a příjmení
• Telefonní kontakt
• E-mailová adresa
• Firemní adresa (fakturační adresa)
• Přístupové údaje k datové schránce

Podrobné osobní údaje

• Výhradní použití a rozsah podrobných osobních údajů je v gesci zpracovatele a odpovědné osoby za zpracování, výkaznictví a archivaci v oblasti mezd a personalistiky. Tyto citlivé údaje nesmí být předávány dalším osobám bez výhradního souhlasu dotčené osoby. Jedná se o ochranu osobních dat našich klientů a jejich zaměstnanců.

Umístění osobních údajů

• Ekonomický software POHODA a PAMICA na vzdáleném, zabezpečeném serveru společnosti Sprinx Systems a.s.
• Adresář v mobilních telefonech a tabletech
• Složky umístěné v cloudovém úložišti
• E-mailové schránky
• V tištěné podobě v kanceláři odpovědných osob.

Ochrana osobních údajů

•  Podmíněný přístup na server i na firemní cloud, pomocí přístupových údajů, jako je heslo a přihlašovací e-mail
•  Klasifikace dat v cloudu

Účel dat

•  Vedení účetnictví
• Vedení daňové evidence
• Zpracování daňových přiznání
• Zpracování výkazů a příloh
• Zpracování mzdové a personální agendy

Proces výmazu, opravy, nebo jiné změny osobních údajů osob

1. Nahlášení žádosti na econac@econac.cz.
2. Vyhodnocení dopadu změny / výmazu / opravy.
3. Prohledání cloudového účtu.
4. Vyhledání v tištěných materiálech.
5. Vyhledání v adresáři SW POHODA, PAMICA a TaxEdit.
6. Odmazání údajů / oprava / úprava, které nejsou potřebné dle jiného zákonu, nebo nejsou nezbytné k plnění smluvního vztahu.
7. Informování subjektu osobních údajů o změně / výmazu / opravě.

Předání údajů třetím osobám

• Osobní údaje našich dodavatelů, odběratelů (klientů) a zaměstnanců klientů zásadně nepředáváme třetím osobám k jiným než níže uvedeným účelům. 
• Tyto osobní údaje předáváme třetím osobám pouze v těchto případech

1.pokud jste k tomu udělili svůj výslovný souhlas dle čl. 6 odst. 1 čl. 1 písm. a) GDPR,
2.předání je dle čl. 6 odst. 1 str. 1 písm. f) GDPR nutné k uplatnění, realizaci nebo obraně právních nároků a neexistuje žádný důvod k domněnce, že máte převažující chráněný zájem pro nepředání svých osobních údajů
3.pro případ, že pro předání dle čl. 6 odst. 1 str. 1 písm. c) GDPR existuje zákonná povinnost, a rovněž
4.je toto ze zákona přípustné a dle čl. 6 odst. 1 str. 1 písm. b) GDPR pro realizaci smluvních vztahů s Vámi nutné.

Práva dotčených osob
a)V souvislosti s příslušnými osobními údaji máte vůči nám následující práva:

• právo na informace
• právo na opravu nebo vymazání
• právo na omezení zpracování
• právo nesouhlasu se zpracováním
• právo na přenositelnost údajů.

b)Mimoto máte právo stížnosti u dozorčího orgánu ochrany osobních údajů v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů z naší strany.

Právo nesouhlasu

• Pokud jsou Vaše osobní údaje na základě oprávněných zájmů dle čl. 6 odst. 1 str. 1 písm. f) GDPR zpracovávány, máte právo dle čl. 21 GDPR na uplatnění nesouhlasu se zpracováním Vašich osobních údajů, pokud pro to existují důvody vyplývající z Vaší specifické situace nebo je nesouhlas směřován proti přímé reklamě.
• V posledním případě máte obecné právo nesouhlasu, které je námi realizováno bez uvedení zvláštní situace.
• Pokud hcete uplatnit své právo na odvolání nebo námitku, zašlete e-mail na econac@econac.cz .

Aktuálnost a změna tohoto prohlášení o ochraně osobních údajů
Toto prohlášení o ochraně osobních údajů je aktuálně platné podle stavu v listopadu 2019.